Réserver un document
La réservation des documents conservés à Toulouse se fait sur la plate-forme PUBLIK qui permet également de faire créer ou renouveler sa carte de lecteur.
Accéder à la plate-forme de réservation
Attention : si les documents que vous souhaitez consulter sont conservés sur site distant, la réservation est obligatoire. Ce site étant desservi par deux navettes par semaine (lundi et jeudi), vous devez anticiper le plus possible vos demandes de réservation.
Si vous ne disposez pas de carte de lecteur, la réservation doit être faite au moins six jours ouvrés avant la date de la venue.
Comment remplir une demande de réservation ?
Dans chaque champ « cote du document », il convient d’inscrire la cote d’un seul document.
La cote est formée d’un ensemble de lettres et de chiffres qui identifie un dossier précis.
En fonction du type de dossiers, la cote se composera de deux à cinq ensembles de lettres ou de chiffres. A quelques rares exceptions, le dernier élément est toujours un chiffre. Une cote comprenant un chiffre et une lettre est incomplète. Elle représente un groupe de dossiers. Il est donc nécessaire de consulter l’inventaire pour connaître le numéro du dossier que l’on souhaite consulter.
| Exemple de cotes | Information à saisir : | ||||
|---|---|---|---|---|---|
|
|
E |
|
85 |
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E (espace) 85 |
|
1 |
J |
|
123 |
|
1 (espace) J (espace) 123 |
|
3 |
Q |
6 |
75 |
|
3 (espace) Q (espace) 6 (espace) 75 |
|
|
BH |
In 8° |
1083 |
1915 |
BH (espace) in 8° (espace) 1083 (espace) 1915 |
|
2612 |
W |
|
|
|
Cote incomplète : se renseigner auprès des Archives départementales pour obtenir un descriptif plus précis |
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2612 |
W |
1 |
- |
20 |
La présence du tiret indique que la référence trouvée ne correspond pas à un dossier mais à un ensemble de dossiers coté 2612 W 1 ; 2612 W 2 ; 2612 W 3 et ainsi de suite jusqu’à 2612 W 20. Si cette référence a été trouvée sur le site internet des Archives, il est nécessaire de se reporter à l’inventaire pour identifier le dossier que l’on souhaite consulter. Si l’inventaire n’est pas en ligne, se renseigner auprès des Archives pour obtenir un descriptif plus précis |
Attention : si vous souhaitez consulter des archives communales, il convient de s’assurer que les dossiers sont bien conservés aux Archives départementales.
Les dossiers d’archives communales de l’arrondissement de Saint-Gaudens ne sont pas conservés sur le site principal mais à l’antenne du Comminges.
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2 E 1459 |
1 E 2 |
BMS, 1747-1792. Liasse |
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numérisé |
1 E 3 |
NMD, 1882-1892. Registre relié dos parchemin |
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1 E 6 |
NMD, 1913-1922. Registre relié dos parchemin |
Dans le tableau ci-dessus, la première colonne contient la cote aux Archives départementales ; la seconde contient la cote aux Archives municipales, la troisième contient le descriptif du dossier. Ainsi, le registre de BMS 1747-1792 est bien conservé aux Archives départementales tandis que les registres de NMD 1882-1892 et de 1913-1922 sont toujours conservés en mairie. Le registre de NMD 1882-1892 étant numérisé est consultable sur notre site internet.
Le formulaire de réservation ne doit pas comporter de descriptif du document mais seulement la cote de celui-ci.
Si vous ne connaissez pas la cote du document que vous souhaitez consulter, il convient de consulter les inventaires disponibles en ligne. Si vous ne trouvez pas l’inventaire que vous recherchez, vous pouvez contacter les Archives départementales (archives@cd31.fr) pour obtenir la ou les cotes qui vous intéressent.
Attention : les demandes sont traitées dans l’ordre de leur arrivée. En raison du nombre de demandes reçues et selon la nature de votre demande, un délai plus ou moins long est nécessaire pour la traiter. Nous faisons notre possible pour réduire au maximum les délais de réponse. Il est par conséquent recommandé de prévoir un délai suffisant entre la demande de cote et la date prévue de la venue.
Quels documents sont conservés sur site distant ?
Sont conservés sur site distant :
- les documents microfilmés ou numérisés qui ne sont plus communicables sous forme d’originaux,
- les archives communales (sous-série 2 E), qu’elles soient numérisées ou pas
- les archives contemporaines (dossiers postérieurs à 1940) consultables uniquement sur dérogation ou peu consultées à l'heure actuelle
- les archives d’architectes
- une partie de la bibliothèque administrative
- les fonds non classés ne disposant d’aucun instrument de recherche même sommaire
